Convenio de colaboración entre la administración general de la Comunidad Autónoma del País Vasco y el Ayuntamiento de Beasain, para establecer las bases en materia de explotación conjunta de la aplicación EMSIME de gestión museográfica e intercambio

REUNIDOS

De una parte, Dña. Cristina Uriarte Toledo, Consejera de Educación, Política Lingüística y Cultura.

De otra, D. Aitor Aldasoro Iturbe, Alcalde-Presidente del Ayuntamiento de Beasain.

INTERVIENEN

La primera, en nombre y representación de la Administración General del País Vasco, actuando en el ejercicio de sus competencias conforme a lo establecido en el artículo 10 del Decreto 20/2012, de 15 de diciembre, de creación, supresión y modificación de los Departamentos de la Administración de la Comunidad Au­tónoma del País Vasco y de determinación de fun­ciones y áreas de actuación de los mismos. 

El segundo, en nombre y representación del Ayuntamiento de Beasain, en calidad de Alcalde-Presidente del mismo. 

Ambas partes se reconocen mutuamente, en la calidad en que cada uno interviene, con capacidad legal para firmar el presente convenio y al efecto

EXPONEN:

 Primero.- El presente convenio se inscribe en el marco de la colaboración en materia de cultura entre ambas instituciones, en concreto, en lo referente a las políticas de protección y difusión del patrimonio cultural a través de la implantación y mantenimiento de sistemas técnicos que ayuden en la gestión de los museos y colecciones y que permitan el intercambio de datos, así como su difusión al público a través de la web.

Segundo.- La Ley 7 /2006, de 1 de diciembre, de Museos de Euskadi, regula en su Art. 3. las competencias de la Administración de la Comunidad Autónoma en materia de museos y colecciones, y entre esas competencias se encuentran las de organizar y mantener actualizado el inventario general de fondos de museos y colecciones de Euskadi; promover y liderar el establecimiento en red de un único sistema informático, así como, impulsar las labores de documentación, investigación y difusión del patrimonio. Por otra parte, los museos y colecciones para cumplir con las funciones que regula la citada Ley, deben tener inventariados sus fondos.

Tercero.- El Gobierno Vasco a través del Departamento de Cultura ha desarrollado y es propietario de una aplicación informática denominada EMSIME cuya finalidad es la de documentar los fondos museográficos de los museos y colecciones de Euskadi, además de facilitar la realización de todas aquellas tareas y actividades relacionadas con la gestión de los mismos.

Cuarto.- La documentación se apoya en gran medida en la existencia de lenguajes y tablas normalizadas, por ello la gestión de estos instrumentos es fundamental para conseguir los objetivos de EMSIME, que son la elaboración y puesta en línea del inventario general de los fondos museográficos y la generación del catálogo colectivo del patrimonio que albergan los museos y colecciones de Euskadi.

Quinto.- EMSIME es una herramienta que puede facilitar la gestión de los bienes culturales que conservan los museos y colecciones, así como contribuir a la unificación de los procesos de catalogación y tratamiento técnico de los fondos museográficos, documentales y administrativos de los museos, y al intercambio de información entre los mismos.

 En base a lo expuesto, las partes intervinientes han acordado suscribir el presente convenio que se regirá conforme a las siguientes,

CLAUSULAS

Primera.- Objeto

1. Facilitar la normalización de las tareas de catalogación y gestión museográfica, así como el intercambio de información mediante la utilización conjunta de la aplicación EMSIME.
2. Sentar las bases de una colaboración para la creación de instrumentos técnicos compartidos integrables en la aplicación EMSIME (vocabularios, tesauros, etc.), y necesarios para lograr la máxima eficacia y rentabilidad del sistema documental.

Segunda.- Condiciones de implantación del sistema.

1.  El Departamento de Cultura del Gobierno Vasco asume el coste del desarrollo de la aplicación, la retroconversión automatizada de los datos referidos al inventario que el museo tenga ya informatizados en otros sistema y que, a juicio de la Comisión Técnica de Seguimiento de EMSIME del Centro de Museos, puedan integrarse de manera eficiente en la aplicación, así como de los cursos de formación.
2. El titular del museo o colección se hará cargo de la adquisición, instalación y mantenimiento del equipamiento informático necesario para el funcionamiento de la aplicación EMSIME (hardware y software). El equipamiento mínimo necesario para la instalación y correcto funcionamiento de EMSIME se describe en el Anexo.
3. La depuración de la información migrada a EMSIME y la carga directa de datos en la aplicación a partir de soportes no informáticos correrá a cargo del titular del museo o colección.

Tercera.- Asistencia Técnica a los museos y colecciones y soporte técnico de la aplicación informática.

El Departamento de Cultura del Gobierno Vasco se encargará de la asistencia técnica a los museos y colecciones, así como del soporte técnico de la aplicación a través de las siguiente acciones:

1. Apoyo a los museos y colecciones para su integración en el sistema, resolución de dudas sobre la conversión de datos, control y verificación del volcado de datos y formación de nuevos usuarios en la herramienta y la metodología de trabajo.
2. Apoyo y asistencia en la coordinación y gestión del lenguaje normalizado: validación de nuevos términos, actualización y mantenimiento de tablas.
3. Soporte y asistencia a los museos y colecciones integrados en el sistema sobre funcionalidades del programa, introducción de la información, etc.
4. Realización, actualización y mantenimiento de la documentación del sistema: manuales de catalogación, procedimientos, etc.
5. Soporte para la actualización y mantenimiento de una base de datos unificada de autores de las obras, eventos destacados de la página principal de la aplicación.
6. Mantenimiento adaptativo y evolutivo de la aplicación.
   • Análisis, diseño, desarrollo e implantación de pequeñas nuevas necesidades y modificaciones asociadas a la aplicación que puedan ir surgiendo.
   • Resolución de incidencias y problemas ocasionados por cambios de versiones o configuraciones de los elementos asociados al equipamiento hardware y software base.
7. Asesoría y asistencia en la utilización de la aplicación contemplando diferentes aspectos:
   • Nivel operativo de utilización de herramientas
   • Nivel lógico de adecuación de los procesos de trabajo actuales al nuevo sistema
   • Nivel de administración de las herramientas.
8. Soporte técnico a la aplicación en la adecuación / adaptación de la aplicación a las actualizaciones de entornos tecnológicos informáticos, actualizaciones de software integrado (Documentum, Interwoven, ORACLE, librerías de imágenes), etc. que puedan surgir.

Cuarta.- Catálogo colectivo.

 Con el fin de crear un catálogo colectivo de los fondos museográficos conservados en los museos y colecciones, del modo y manera que se determine en la Comisión Técnica de Seguimiento, de acceso para toda la comunidad usuaria de EMSIME, y en una versión reducida, para el público en general a través de Internet se establecen la siguientes condiciones técnicas:

1. El museo o colección pondrá su información a disposición del resto de los museos y colecciones usuarios de EMSIME, del mismo modo que podrán acceder a la información de todos ellos a través del catálogo colectivo citado anteriormente.
2. El museo o colección colaborará, en la medida de sus posibilidades, en las tareas de depuración de contenidos de las tablas de control terminológico de la aplicación EMSIME, a través del envío periódico a la Comisión Técnica de Seguimiento de las propuestas de creación de nuevos términos o modificación de los existentes, en los índices de contenido de los campos o de los tesauros.
3. El Departamento de Cultura del Gobierno Vasco se ocupará de la gestión del catálogo colectivo informatizado de los bienes culturales conservados en los museos y colecciones.

Quinta.- Comisión Técnica de Seguimiento de la red de instituciones usuarias de EMSIME.

Dado que EMSIME no es una aplicación cerrada, sino que está abierta al desarrollo de nuevas funcionalidades, así como a la mejora de las ya existentes, y dado que la comunidad de usuarios de EMSIME va a contar con instituciones de distintas titularidades, se considera necesaria la creación de una Comisión Técnica de Seguimiento que coordine la utilización de la aplicación, la realización del catálogo colectivo, y proponga las nuevas funcionalidades y mejoras a desarrollar. Esta Comisión Técnica estará formada por personal técnico de las instituciones implicadas, enfocado a la resolución de los problemas que se deriven de la explotación y funcionamiento de EMSIME, así como al desarrollo, actualización y seguimiento de los instrumentos de control terminológico con que cuenta la aplicación.

Sexta.- Vigencia

1. El presente convenio tendrá una vigencia de cuatro años, y será prorrogado automáticamente salvo denuncia de alguna de las partes.
2. El convenio podrá resolverse por alguna de las siguientes causas:
   1. El incumplimiento grave de cualquiera de sus cláusulas y obligaciones.
   2. Denuncia de cualquiera de las partes, con una antelación de tres meses.
   3. Mutuo acuerdo.
   4. Las demás establecidas en la legislación vigente.

Séptima.- Naturaleza y Jurisdicción competente.

1. El presente convenio tiene naturaleza jurídico-administrativa, correspondiendo al Gobierno Vasco su seguimiento e interpretación. 
2. Dado su carácter administrativo, los litigios que puedan suscitarse en torno a la aplicación del convenio serán sometidos a la Jurisdicción Contencioso-Administrativa.

Y en prueba de conformidad con lo previamente expuesto, firman el presente convenio por triplicado ejemplar, en el lugar y fecha indicados en el encabezamiento.

ANEXO

Equipamiento mínimo necesario para la instalación y correcto funcionamiento de EMSIME:

1. Ordenador personal con un procesador a 500 Mhz., 256 Mb de memoria RAM, 150 Mb de espacio libre en el disco duro. 
2. Navegador de Internet: Internet Explorer 6, Mozilla Firefox, …
3. Conexión a Internet

Fecha Última actualización: 18/02/2016